Оформление работника - серьезный шаг индивидуального предпринимателя. Согласно ст.37 Конституции РФ установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск гарантируются только тому гражданину, который работает по трудовому договору.  Именно с трудовым договором связаны другие гарантии и компенсации, предусмотренные законодательством для работника.

Трудовая деятельность наемного работника может быть оформлена трудовым договором или гражданско-правовым договором (подряда, возмездного оказания услуг, поручения и т.п.).

Индивидуальный предприниматель как работодатель обязан оформить трудовой договор с работником в письменной форме. Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать в полном размере работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Это значит, что все заключенные трудовые договоры должны регистрироваться работодателями - индивидуальными предпринимателями в Пенсионном Фонде РФ, Фонде Социального страхования. Далее индивидуальные предприниматель обязан вести текущий кадровый и налоговый учет.

Каждый индивидуальный предприниматель, нанимающий работников по трудовым договорам или договорам гражданско-правового характера, становится налоговым агентом, в обязанности которого входит расчет сумм налога на доходы физических лиц, удержание этих сумм из заработной платы и перечисление их в бюджет.  Налоговый агент обязан  перечислить сумму налога  на доходы физических лиц не позднее дня фактического получения денег на выплату заработной платы.

Пособие по временной нетрудоспособности выплачивают в следующих случаях:

Первые два дня больничного оплачивает работодатель. Остальные дни болезни оплачиваются из средств ФСС (ст. 8 Закона от 29 декабря 2004 г. № 202-ФЗ). С первого дня за счет средств ФСС выплачивают пособие только в том случае, если работник получил производственную травму.

Максимальный размер выплат не может быть больше 15 000 рублей за полный календарный месяц (ст. 3 Закона от 22 декабря 2005 г. № 180-ФЗ). Впрочем, фирма имеет право оплачивать больничный лист и в большем размере, например, среднего месячного заработка. Иногда это приводит к злоупотреблениям со стороны работников.

По общему правилу право на получение пособия по временной нетрудоспособности у работника возникает с того момента, как он предъявит свой больничный лист. Он обязан сделать это в первый день выхода на работу. Однако если болезнь продолжительная, сотрудник имеет право получать пособие по частям. В этом случае ему следует предъявлять больничный лист ко дню выплаты очередной зарплаты. Если работник не предъявил больничный сразу, он может сделать это в течение полугода со дня выхода на работу. Соответственно, все это время за ним сохраняется право на получение пособия.

Оформление больничного листа. О том, как оформляют больничный лист, рассказано в Инструкции о порядке выдачи документов, подтверждающих нетрудоспособность сотрудника. Этот нормативный акт утвержден приказом Минздравмедпрома № 206 и постановлением ФСС № 21 (оба документа от 19 октября 1994 г.). Так, например, на лист нетрудоспособности должны быть нанесены разборчивые записи медицинских работников, четкие печати, название или штамп учреждения, выдавшего документ. Если больничный выписал врач, занимающийся частной медицинской практикой, он обязан кроме своей фамилии указать номер лицензии на право давать заключения о временной нетрудоспособности. Также обязательными реквизитами являются место работы сотрудника, его фамилия, имя, отчество, возраст, вид болезни. В случае, когда документ выдан в результате травмы, врач проставляет определенный шифр. Если же сотрудник, например, простудился, то в бланке подчеркивается слово «заболевание».

Нужно помнить, что больничный лист выдают на три дня. То есть каждые три дня работник должен ходить на прием к врачу, чтобы тот делал запись о продлении листка нетрудоспособности. Если сотрудник был на больничном по уходу за членом своей семьи, он также должен продлевать больничный лист каждые три дня.

На разный срок выдается больничный при болезни ребенка. А именно:

Когда у работника болеют двое и больше детей сразу, ему выдают один больничный лист. Если ребенок болеет в период, не требующий освобождения матери от работы (когда она находится в очередном или дополнительном отпуске, в отпуске по беременности и родам, в отпуске без сохранения заработной платы, в выходные или праздничные дни), листок нетрудоспособности выдается со дня, когда женщина должна была приступить к работе. Соответственно, больничный лист, выданный и оформленный с нарушением этих правил, недействителен.

Как считать пособие по временной нетрудоспособности? Чтобы пособие по временной нетрудоспособности было начислено правильно, нужно знать, как определить расчетный период. Расчетный период для оплаты больничного - это 12 календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующие болезни. Если работник отработал на фирме меньше 12 месяцев, то все расчеты надо вести исходя из выплат, начисленных ему до месяца болезни. Если сотрудник заболел в том же месяце, когда устроился в организацию, то этот месяц и надо считать расчетным периодом.

В соответствии с пунктом 7 статьи 208 Налогового кодекса Российской Федерации к доходам, облагаемым НДФЛ относятся пенсии, пособия, стипендии и иные аналогичные выплаты, полученные налогоплательщиком в соответствии с действующим российским законодательством или полученные от иностранной организации в связи с деятельностью ее обособленного подразделения в Российской Федерации.Однако согласно п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц государственные пособия, за исключением пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком), а также иные выплаты и компенсации, выплачиваемые в соответствии с действующим законодательством. При этом к пособиям, не подлежащим налогообложению, относятся пособия по безработице, пособия по беременности и родам.

Таким образом, пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемые работодателем в связи с профессиональным заболеванием или несчастным случаем на производстве (производственной травмой), подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц в общеустановленном порядке. Следовательно, в случае производственной травмы при выплате пособия по временной нетрудоспособности по больничному листу необходимо удержать НДФЛ по ставке 13% (Письмо ФНС РФ от 16.03.2007 № 04-1-02/193 «Об уплате налога на доходы физических лиц»).